Du hast schon mal etwas von Vorsteuer gehört, aber du weißt nicht so genau, wann man diese buchen muss? Keine Sorge, in diesem Artikel erkläre ich Dir, wann du vorsteuer buchen solltest.
Grundsätzlich buchen Unternehmen ihre Vorsteuer immer dann, wenn sie eine Rechnung erhalten. Sie wird immer im Zusammenhang mit einer Ausgangsrechnung verbucht. Vorsteuer wird üblicherweise im Anlagevermögen oder in der Umsatzsteuerkonto gebucht. Falls du Fragen zur korrekten Buchung deiner Vorsteuer hast, kannst du gerne einen Fachmann zurate ziehen.
Umsatzsteuer vs. Vorsteuer: Was ist der Unterschied?
Du hast bestimmt schon einmal von der Umsatzsteuer und der Vorsteuer gehört. Aber weißt du, was der eigentliche Unterschied zwischen den beiden ist? Kurz gesagt sind es einfach verschiedene Sichtweisen auf dieselbe Steuer: Aus Sicht des Käufers ist es die Vorsteuer, aus Sicht des Verkäufers die Umsatzsteuer. Deswegen wird in den Buchungsformularen bei Ausgaben die Vorsteuer und bei Einnahmen die Umsatzsteuer abgefragt. Die Umsatzsteuer ist ein Teil des Verkaufspreises, der an das Finanzamt abgeführt werden muss. Sie wird immer dann fällig, wenn waren oder Dienstleistungen verkauft werden. Auf der anderen Seite können Unternehmen die Vorsteuer als Kosten geltend machen, sofern sie diese beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen bezahlt haben. Im Ergebnis können sie die Vorsteuer dann als Gutschrift vom Finanzamt zurückbekommen.
Verlorene Rechnungen: So behältst du den Überblick!
Du hast im letzten Monat oder im letzten Jahr etwas bezahlt, aber erst jetzt die Rechnung erhalten? Kein Problem! Du kannst die Rechnung mit dem ursprünglichen Rechnungsdatum in den aktuellen Monat einbuchen. So hast Du eine bessere Übersicht über Deine Ausgaben und Deine Finanzen sind wieder im grünen Bereich. Wichtig ist es, dass Du die Rechnungsdaten aufschreibst und sie vermerkst, damit Du den Überblick behältst und die Abrechnungen nachvollziehen kannst.
Vorsteuerabzug: Rechtzeitig beantragen, um den Anspruch nicht zu verlieren!
Du hast schon mal von dem Vorsteuerabzug gehört? Der Vorsteuerabzug ermöglicht es Unternehmern, die Mehrwertsteuer, die sie an Dritte gezahlt haben, beim Finanzamt zurückzufordern. Dieser Abzug ist im Besteuerungszeitraum möglich, in dem die Leistung vom Unternehmer empfangen und die Rechnung mit gesondertem Steuerausweis vorgelegt wurde. In einigen Fällen, z.B. beim Kauf eines neuen Autos, kann der Vorsteuerabzug auch im Folgezeitraum erfolgen. Wichtig ist: Der Vorsteuerabzug muss innerhalb eines bestimmten Zeitraums beantragt werden. Andernfalls geht Dein Anspruch verloren. Also, vergiss nicht, Deinen Vorsteuerabzug rechtzeitig zu beantragen!
Geltendmachung als Vorsteuer: Umsatzsteuer bis 2022 rechtzeitig abrechnen
Hast Du das Jahr 2022 schon abgeschlossen und noch nicht bezahlte Lieferungen oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt bekommen? Dann ist es wichtig, dass Du die auf den Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer bis zum 31. Dezember 2022 in Deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung Dezember 2021 als Vorsteuer geltend machst. Durch die Geltendmachung als Vorsteuer kannst Du sicherstellen, dass Deine Umsatzsteuer-Vorauszahlungen auf dem aktuellen Stand sind und Du keine Nachzahlungen leisten musst. Solltest Du Fragen zur Abrechnung haben, kannst Du Dich gerne an unser Steuerteam wenden. Wir helfen Dir gerne weiter.
Umsatzsteuer-Voranmeldung & Zusammenfassende Meldung: Fristen einhalten!
Du musst die Umsatzsteuer-Voranmeldung spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums dem Finanzamt übermitteln. Außerdem musst Du die Zusammenfassende Meldung am 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums abgeben. Wenn Du die Voranmeldung oder die Meldung verspätet abgibst, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Halte Dich also an die Fristen, um Ärger zu vermeiden.
Verstehe Umsatzsteuer: Was ist die Mehrwertsteuer?
Du kennst sicher den Begriff Mehrwertsteuer (kurz: MwSt.). Aber weißt du auch, was sich dahinter verbirgt? Die Mehrwertsteuer, die du auf deiner Rechnung siehst, ist die Umsatzsteuer. Sie wird vom Unternehmen beim Einkauf bezahlt und wird als Vorsteuer bezeichnet. Diese wird später bei der jährlichen Umsatzsteuererklärung von der Umsatzsteuer abgezogen. So können Unternehmen Steuer sparen. Als Privatkunde musst du jedoch die komplette Umsatzsteuer auf deiner Rechnung bezahlen.
Korrekte Führung der Steuerkonten & Umsatzsteuer-Verrechnung
Du hast sicher schon einmal vom Thema Vorsteuer gehört. Diese wird im Soll gebucht, während die Umsatzsteuer im Haben gebucht wird. Am Ende des Jahres werden die Steuerkonten abgeschlossen und die Saldi auf das Umsatzsteuer-Verrechnungskonto übertragen. Dieses wird dann im Anschluss mit dem Finanzamt abgeglichen und die Umsatzsteuer anhand der Kontobewegungen berechnet. Es ist also wichtig, dass die Steuerkonten korrekt geführt und die Saldi korrekt übertragen werden, damit alles reibungslos über die Bühne gehen kann.
Vorsteuer richtig abgrenzen – Steuern sparen!
Wenn das Jahr oder der Monat, in dem eine Lieferung erfolgt, von dem Monat oder Jahr, in dem die Rechnung eingeht, abweicht, müssen wir die Vorsteuer in der aktuellen Buchungsperiode (Monat bzw. Jahr) separat erfassen. Diese können wir dann in der nächsten Buchungsperiode als Abzugsbetrag buchen. Deshalb ist es wichtig, dass wir die Abgrenzung der Vorsteuer monatlich oder jährlich vornehmen, damit wir diese in der Steuererklärung berücksichtigen können. Mit dem entsprechenden Wissen können wir somit den richtigen Betrag an Steuern zahlen und zugleich sicherstellen, dass wir nicht zu viel bezahlen.
Vorsteuer als Betriebsausgabe: Umsatzsteuer sparen
Im Gegensatz dazu wird die Vorsteuer als Betriebsausgabe betrachtet, wenn der Unternehmer seinen Gewinn nach der Einnahmenüberschussrechnung ermittelt. In diesem Fall wird die Umsatzsteuer, die bei den Ausgangsrechnungen berechnet wurde, als Betriebsausgabe betrachtet. Diese Umsatzsteuer kann der Unternehmer beim Finanzamt gegenüber der einbehaltenen Umsatzsteuer oder der gezahlten Umsatzsteuer geltend machen. Außerdem sind Umsatzsteuernachzahlungen bzw. Umsatzsteuerabschlusszahlungen ebenfalls als Betriebsausgabe anzusehen. Dadurch kannst Du, als Unternehmer, Geld sparen.
Verstehe die Unterschiede zwischen Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonto
Du hast schon mal was von einem Konto „Vorsteuer“ gehört und möchtest mehr darüber wissen? Dann bist du hier genau richtig! Es stellt eine Forderung gegenüber dem Finanzamt dar und ist somit ein aktives Bestandskonto. Anders herum ist das Konto „Umsatzsteuer“ eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt und somit ein passives Bestandskonto, denn du bist Schuldner. Es ist also wichtig zu wissen, dass die beiden Konten in der Bilanz gegeneinander aufgerechnet werden und somit kein Kapitalbestand an Umsatzsteuer angezeigt wird.
Vorsteuer geltend machen: Lohnt es sich?
Wenn du eine Einnahme-Überschussrechnung erstellst, dann kannst du eine Vorsteuer geltend machen. Diese wird dann mit dem Durchschnittssatz berechnet, der vom Finanzamt festgelegt wurde. Auf diese Weise kannst du deinen Gewinn erhöhen, indem du Umsatzsteuer und Umsatzsteuererstattungen vom Finanzamt erhältst. Allerdings mindert die Vorsteuer und die Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt deinen Gewinn. Du solltest also genau abwägen, ob es sich lohnt, eine Vorsteuer geltend zu machen. Denn obwohl du durch die Vorsteuererstattung eine Gewinnsteigerung erzielen kannst, kann es sein, dass die Zahlungen an das Finanzamt höher sind als die Rückzahlung des Finanzamts.
Vorsteuerabzug: Verstehe die Voraussetzungen und nutze ihn!
Du als Unternehmer hast die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug in dem Besteuerungszeitraum geltend zu machen, in dem die Voraussetzungen dafür erstmalig vorliegen. Da es sich hierbei um ein steuerrechtliches Instrument handelt, ist es wichtig, dass Du die entsprechenden Voraussetzungen verstehst. Diese sind in der Abgabenordnung (AO) geregelt und beinhalten unter anderem, dass die Rechnung korrekt ausgestellt wurde und Du die Güter oder Dienstleistungen tatsächlich bezahlt hast. In einem späteren Besteuerungszeitraum ist die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs ausgeschlossen, also ist es wichtig, dass Du das sofort erledigst, wenn die Voraussetzungen dafür vorliegen.
10-Tage-Regelung: So sparen Unternehmen Steuern!
Du hast schon von der 10-Tage-Regelung bei wiederkehrenden Leistungen gehört? Nach der BFH-Rechtsprechung sind Aufwendungen, die bis zum 10.1. gezahlt worden sind, als Betriebsausgaben im Vorjahr zu erfassen. Dafür müssen allerdings folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Die Zahlungen müssen beim Jahreswechsel innerhalb von 10 Tagen fällig gewesen und auch geleistet worden sein. Wenn du also Rechnungen bezahlt hast, die vor dem 10.1. fällig waren, dann kannst du sie als Betriebsausgaben im Vorjahr buchen. So sparst du Steuern und hast mehr Geld für dein Unternehmen.
Aufbewahrungsfrist für Eingangsrechnungen: 10 Jahre
Du hast ein Unternehmen und bist dir unsicher wie lange du Eingangsrechnungen archivieren musst? Die gute Nachricht ist, dass die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre beträgt. Ganz egal, ob es sich nun um Eingangs- oder Ausgangsrechnungen handelt, es ist wichtig, dass man sie so archiviert, dass sie auch nach 10 Jahren noch leicht lesbar sind. In der Regel reicht es aus, die Rechnungen einfach digital zu speichern. So kannst du sicher gehen, dass du auch nach langer Zeit noch darauf zugreifen und sie lesen kannst. Solltest du aber auch Papierformulare verwenden, solltest du darauf achten, dass sie sorgfältig und an einem trockenen Ort gelagert werden. Damit du auch nach 10 Jahren noch einen Überblick über alle Rechnungen hast, empfiehlt es sich, eine Liste anzulegen, in der du die einzelnen Rechnungen notierst. So kannst du schnell und einfach auf die entsprechenden Rechnungen zugreifen.
Richtiges Buchungsdatum wählen: Tipps für die korrekte Buchhaltung
Beim Buchen stellt man sich oft die Frage, wann man das Buchungsdatum richtig wählt. Die Antwort lautet: Es kommt auf den jeweiligen Fall an. Wenn du zum Beispiel eine Rechnung bezahlst, solltest du das Ausstellungsdatum des Beleges in deiner Buchhaltung verwenden. Wenn du hingegen Geld auf dein Konto überweist oder empfängst, solltest du das Datum verwenden, an dem das Geld fließt (also auf dem Kontoauszug). Des Weiteren solltest du beachten, dass Buchungen, die am Ende des Jahres erfolgen, mit dem richtigen Datum verbucht werden müssen, damit die Jahresabschlüsse korrekt erstellt werden können. Eine korrekte Buchhaltung ist daher sehr wichtig, um allen betroffenen Parteien einen Überblick über die finanziellen Vorgänge zu bieten.
Nutze Leistungsdatum in DATEV Rechnungswesen, um Fehler zu vermeiden
Mit der Funktion ‚Leistungsdatum‘ in DATEV Rechnungswesen sorgst du dafür, dass periodenübergreifende Buchungsvorgänge nicht in die Hose gehen. Durch das Eintragen dieses Datums wird sichergestellt, dass die Umsatzsteuervoranmeldung periodengerecht erstellt wird. Das Leistungsdatum kannst du zum Beispiel bei Lieferungen oder Dienstleistungen eintragen, die über mehrere Abrechnungsperioden gehen. So hast du stets die Sicherheit, dass deine Umsatzsteuervoranmeldung zuverlässig erstellt wird. Also, nutze die Funktion Leistungsdatum und du kannst dir sicher sein, dass du keine Fehler bei periodenübergreifenden Buchungsvorgängen machst.
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen buchen: Januar, Februar, Juli und August
Du hast eine Umsatzsteuer-Vorauszahlung für die Monate November und Dezember 2019 zu buchen? Dann musst du die Zahlungen im Januar und Februar 2020 vornehmen. Aber auch im Juli und August 2020 musst du die Umsatzsteuer für Mai und Juni 2020 bezahlen. Vergiss nicht, den Buchungsfall unter dem Konto 2209 zu erfassen. So hast du alles im Blick und verpasst nichts!
Rechnungen rechtzeitig eingegangen: Vorsteuer im Folgejahr geltend machen
Du solltest bis zum Jahresende unbedingt darauf achten, dass alle Rechnungen bei dir eingegangen sind. Denn ansonsten hast du keine Chance mehr, die Vorsteuer im Folgejahr geltend zu machen. Das bedeutet, dass die Vorsteuer aus einer Rechnung, die noch im Dezember eingegangen ist, aber erst im Januar des Folgejahrs zugestellt wurde, auch erst im Januar des Folgejahrs abgezogen werden kann. Also achte beim Jahresende darauf, dass alle deine Rechnungen bei dir eingegangen sind, damit du keine Vorsteuer verpasst!
Muss das Leistungsdatum auf einer Rechnung angegeben werden? Ja!
Fragst du dich, ob das Leistungsdatum auf einer Rechnung Pflicht ist? Die Antwort lautet: Ja! Jede Rechnung muss ein Rechnungsdatum beinhalten, welches den Tag der Erstellung der Rechnung markiert. Ebenso ist es eine Pflichtangabe, das Leistungsdatum anzugeben. Dieses gibt an, wann die Leistung erbracht wurde. Rechnungen ohne Angabe des Datums für die erbrachte Leistung sind nicht gültig und müssen storniert werden. Um dies zu vermeiden, solltest du sicherstellen, dass das Leistungsdatum immer angegeben wird, wenn du eine Rechnung ausstellst. Auf diese Weise vermeidest du Probleme und kannst sicher sein, dass deine Rechnungen gültig sind.
Bilanzierung von Rechnung und Umsatzsteuer im alten/neuen Jahr
Du musst die Rechnungssumme in die Bilanz des alten Jahres aufnehmen, wenn der Leistungszeitpunkt im Wirtschaftsjahr des alten Jahres lag, auch wenn das Geld erst im neuen Jahr in Rechnung gestellt und bezahlt wird. Bei der Umsatzsteuer1312 ist es anders. Hier musst Du die Umsatzsteuer nur dann in der Bilanz des alten Jahres erfassen, wenn der Betrag tatsächlich im alten Jahr bezahlt wurde. Wenn die Zahlung erst im neuen Jahr geleistet wird, ist die Umsatzsteuer dementsprechend im neuen Jahr zu buchen.
Schlussworte
Die Vorsteuer muss immer im gleichen Zeitraum wie die Rechnung gebucht werden. Wenn Du also eine Rechnung erhältst, solltest Du sie auch sofort buchen. Auch dann, wenn die Rechnung erst zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt wird. Denn die Vorsteuer ist ab dem Tag der Rechnungsstellung fällig und kann dann auch sofort gebucht werden.
Du solltest die Vorsteuer immer dann buchen, wenn du eine Rechnung erhalten hast, die die Umsatzsteuer enthält. So kannst du deine Steuerlast senken und deine Gewinne maximieren. Mit einer guten Buchführung und einer sorgfältigen Überwachung deiner Rechnungen kannst du sicherstellen, dass du immer die richtigen Vorsteuern verwendest und die richtigen Beträge zahlst. So sparst du am Ende Geld und schützt dich vor unerwünschten Steuerüberraschungen.
